Ejerforeninger
Vi sikrer professionel administration af ejerforeninger, og vores kerneopgave er at skabe sunde, gode og trygge hjem i alle de ejendomme, vi administrerer.
Vi har drevet ejendomsadministration i mere end 6 årtier, og vi er specialister i administration af ejerforeninger.
Som kunde hos os tildeles I en fast kontaktperson, der har det overordnet ansvar for administrationen af jeres ejendom med afsæt i vores indbyrdes administrationsaftale. Vi vægter et loyalt, og gensidigt samarbejde utrolig højt, og den personlige kontakt er altafgørende for at sikre driften af jeres ejendom.
Vores ejendomsadministration er tværfagligt sammensat, og vi kan derfor løfte de administrative, økonomiske og juridiske opgaver, som I måtte stå overfor.
Hvad er en ejerforening?
En ejerforening er et administrativt fællesskab, der har til opgave at drifte den fælles ejendom. Hver lejlighedsejer er medlem af ejerforeningen, og vedkommende ejer selvstændigt sin lejlighed og ejer, sammen med de øvrige medlemmer, ejendommens fælles bestanddele.
Det er foreningens vedtægt, der sætter rammerne for, hvordan foreningsfællesskabet skal driftes. Det følger af Normalvedtægten for Ejerforeninger, at foreningens medlemmer skal nedsætte en bestyrelse på generalforsamlingen, som står i front for at lede ejerforeningen.
Bestyrelsen er typisk et frivilligt organ, og det er derfor som udgangspunkt frivillige kræfter, der skal løfte de praktiske, administrative, økonomiske og juridiske opgaver, der er forbundet med driften af den fælles ejendom. Det er både en tidskrævende og ansvarstung opgave.
Som professionel ejendomsadministrator bistår vi ejerforening med den daglige drift af foreningen. I administrationsaftalen mellem os fordeler vi foreningens opgaver og ansvar, så den frivillige bestyrelse lettes.
Nedenfor er listet de ydelser, som vi sædvanligvis påtager os i administration af ejerforeninger.
Administration af ejerforening
For at skabe det bedst mulige fundament i vores samarbejde og administration af ejerforeningen, tilbyder vi nedenstående ydelser i administration af ejerforeninger.
Klik på hvert element for at læse nærmere om de enkelte ydelser.
Basisydelser
Der er mange udgifter forbundet med at drifte en ejendom. Udgifterne skal betales af ejendommens indtægter, som primært kommer fra medlemmerne.
For at sikre ejendommens indtægter, sørger vi for løbende opkrævning af ejendommens beboere og bogføring af deres indbetalinger. På den måde sikrer vi ejendommens likviditet og betalingsevne.
Der er mange udgifter forbundet med at drifte en ejendom, og der gælder et juridisk princip om, at pengeskyld er bringeskyld. Det betyder, at ejendommen naturligvis skal betale for de varer og ydelser, som den har modtaget.
Gennem ejendommens bankkonti sørger vi for betaling af alle ejendommens fakturaer. Alle sædvanlige og tilbagevendende fakturaer tilmelder vi til betalingsservice, mens fakturaer der vedrører ekstraordinære opgaver sendes til elektronisk godkendelse, inden vi iværksætter betaling. På den måde sikrer vi korrekt betalinger for faktiske ydelser.
Det er vores erfaring, at der desværre kan ske overfakturering eller forkert fakturering fra ejendommens leverandører og kreditorer. Af den grund foretager vi stikprøvevist fakturakontrol, så vi sikrer korrekt fakturering.
Det hænder, at et medlem ikke betaler sine faste ydelser til ejendommen rettidigt. Ejendommen er afhængig af medlemmernes indbetalinger, da det er dens primære indtægt. Det er derfor vigtigt, at der reageres hurtigt og korrekt overfor eventuelle betalingsmisligholdelser, så likviditeten ikke lider unødigt.
Hvis et medlem ikke har betalt sin faste ydelse til ejendommen, sender vi 2 påkravsskrivelser til vedkommende. Påkravsskrivelserne er en slags rykkerskrivelser, som gør, at vi kan gøre betalingsmisligholdelsen gældende, og at vi ved vedblivende misligholdelse kan overdrage sagen til inkasso eller ophæve eventuelle lejeforhold.
Betaler et medlem ikke sine fast ydelser til ejendommen trods modtagelse af påkravsskrivelser, kan sagen overdrages til inkasso.
Er et medlems betalingsmisligholdelse vedblivende, overdrager vi sagen til Qvortrup Advokater I/S, som vil forsøge at indhente restancen og derigennem skabe balance i ejendommens likviditet.
Qvortrup Advokater I/S har en tæt tilknytning til vores administration, hvorfor vi kan garantere en smidig og hurtig overlevering af sagen og dens dokumenter.
Som et led i vores administration af ejendommen opretter og vedligeholder vi ejendommens medlemskartoteket på baggrund af informationer fra ejendommen og dens medlemmer. På den måde er vi altid orienteret om aktuelle forhold, som er et nødvendigt fundament for vores administration af ejendommen
Ejendommen har en række stamdata og dokumenter, som skal være tilgængelig for såvel ejendommens beboere som samarbejdspartnere.
Vi arkiverer og opbevarer alle ejendommens dokumenter elektronisk og i overensstemmelse med gældende forældelsesregler. Dokumenterne uploades til ejendommens online portal, hvor der findes et digitalt dokumentarkiv med nøgledokumenter, som altid er tilgængelige for ejendommen.
Det er vigtigt for os, at vi er transparente i vores rolle som ejendomsadministrator. Derfor tilbyder vi digitale løsninger, der giver adgang til alle ejendommens data, og som letter vores fælles arbejde om at drifte ejendommen.
De digitale løsninger er intuitive, brugervenlige og vigtigst af alt sikre.
Vi tilbyder:
- Elektronisk adgang til ejendommens vigtige nøgledokumenter
- Kalender med automatisk notifikation om begivenheder
- Elektronisk bilagsgodkendelse
- Elektronisk underskriftsmodul
- Adgang til ejendommens økonomiske data
Myndighederne skal i nødvendigt omfang yde vejledning og bistand til borgere. Det betyder, at der ofte kommer informationer fra myndighederne til ejendommen. Nogle henvendelser er orienteringer, mens andre kræver aktion.
Vi sørger for at videresende og behandle alle myndighedshenvendelser, der måtte komme til ejendommen. På den måde sikrer vi, at alle informationer, vejledninger og bistand viderebringes, og at der bliver taget hånd om vigtige henvendelser.
Der kan være mange spørgsmål fra beboerne i en ejendom, som kan vedrøre alt fra den faste opkrævning til tolkning af husordenen.
Vi sørger for at videresende og behandle alle beboerhenvendelser, der måtte komme til ejendommen. På den måde sikrer vi, at alle informationer og spørgsmål viderebringes, og at der bliver taget hånd om vigtige henvendelser.
Der vil altid opstå en række spørgsmål af såvel administrativ, juridisk og økonomisk karakter, når en ejendom skal driftes. En ejendom er kompleks, og uanset hvilken problemstilling man står overfor, kan det være nødvendigt med professionel sparring.
Som ejendommens tætteste samarbejdspartner besvarer vi alle typer spørgsmål af sædvanlig karakter inden for vores forretningsområde. Det betyder, at i de tilfælde, hvor det ikke er nødvendigt at inddrage specialister eller hvor der er tale om spørgsmål af en særlig karakter, bistår vi ejendommen med alt, hvad der måtte opstå af spørgsmål og problemstillinger.
For at sikre gennemsigtighed og informationsniveauet i vores administration af ejendommen deltager vi møder inden for kontortid.
Der kan være problemstillinger eller opgaver, hvor der er særligt behov for professionel sparring, og vi kan være en vigtig nøgleperson med indgående kendskab til både praksis og lovgivning. Derudover styrker et årligt møde vores fælles samarbejde, da vi på dette kan drøfte ejendommens aktuelle tilstand og fremtid.
E-boks er en webapplikation og en digital platform til sikker, digital post til private, virksomheder og myndigheder.
E-boks anvendes primært af offentlige myndigheder, banker, pensionsselskaber, forsikringsselskaber og lønformidlere som har valgt at digitalisere deres kundekommunikation, og som ejendommens administrator overtager vi ejendommens e-boks, så vi sikrer at ejendommens modtagne post bliver behandlet.
Hvert år skal ejendommen aflægge et årsregnskab, som revisor udarbejder på baggrund af vores årsafslutning.
Årsafslutningen er en opgørelse over årets posteringer og konti. Når regnskabsåret afsluttes, gennemgår vi årets økonomiske bevægelser, afstemmer konti og sender de endelige opgørelser og øvrigt relevant materiale til en eventuel ekstern revisor.
Vi sender alt materiale digitalt. Det sikrer en hurtig dokumentoverdragelse, som revisor kan lave udkast til årsregnskabet på baggrund af.
Det kræver mange hænder og samarbejder at drifte en ejendom, og derfor vil ejendommen helt naturligt have mange samarbejdspartnere.
For at lette kommunikationsniveauet og styrke gennemsigtigheden og effektiviteten, varetager vi den løbende dialog med alle ejendommens samarbejdspartnere.
Det er vigtigt for os, at vi er transparente i vores rolle som ejendomsadministrator, og derfor vægter vi kommunikation med vores kunder utrolig højt. Vi står hver dag til rådighed både telefonisk og på mail inden for vores almindelige åbningstider.
Supplerende ydelser
Forsikring kan være en kompliceret størrelse, hvad end der er tale om policer eller skader. Ikke desto mindre er ejendommens forsikringer og samarbejdet herom en vigtig ting for både ejendommen og dens medlemmer. Der findes et utal af forsikringsløsninger og –dækninger, som det kan være svært for almindelige lægmænd at navigere i. Derfor tilbyder vi professionel forsikringsrådgivning gennem forsikringsmæglere.
Vi har indgået et fordelagtigt samarbejde med forsikringsmæglere, som via fuldmagt kan forhandle og tegne de mest fordelagtige forsikringsaftaler for ejendommen.
Med vores samarbejde følger også professionel skadesanmeldelse og opfølgning på ejendommens forsikringsager. Det skaber tryghed for ejendommen, dens beboere og for os.
Ejendommens långiver foretager årlig og stikprøvevis gennemgang af ejendommens kreditengagement.
I forbindelse med långivers årlige gennemgang af ejendommens kreditengagement fremsender vi relevante og nødvendige oplysninger, der sikrer en korrekt kreditgennemgang.
Udbuddet af finansielle muligheder inden for andelsboligforeninger er ekspanderet. Det betyder, at i står over for et stort valg, når i skal optage lån i foreningen.
Det er vigtigt, at i som bestyrelse holder jer orienteret og undersøger de muligheder, der er for finansiering, da det kan have stor betydning for jeres medlemmers personlige økonomi.
Som jeres tætteste samarbejdspartner bistår vi jer i forbindelse med jeres lånoptagelse. Hvad end der er tale om konvertering af jeres eksisterende lån eller optagelse af et nyt, er vi bindeleddet mellem jer og realkreditinstitutterne. Som bindeled sørger vi for, at alle processer forløber nemt og hurtigt samt at relevant materiale overleveres, og vores samarbejde med institutterne sikrer jer i øvrigt fordelagtige og gode aftaler og vilkår.
Et momsregnskab er en beregning af, hvor meget ejendommen skal betale eller have tilbage i moms.
Vi sørger hvert år for at udarbejde og indberette ejendommens momsregnskab, herunder hvis der forekommer splitmoms, for de ejendomme, der er momsregistreret.
Der kan findes flere forbrugstjenester i en ejendom end blot vand og varme. Det kan for eksempel være fælles internet- og antenneløsninger, som er individuelt tilpasset medlemmerne, og som derfor skal afregnes hvert år.
Vi udarbejder hvert år en opgørelse over de respektive forbrug for vand, varme eller øvrige forbrugstjenester, og vi sikrer rettidige efteropkrævninger og tilbagebetalinger. Vi følger også op på aconto-indbetalinger og tilpasser eventuelt disse i forhold til opgørelserne.
Mange ejendomme har etableret et fælles vaskeri, hvor medlemmerne mod betaling har mulighed for at vaske og tørre sit tøj.
Vi tilbyder administration af vaskeriet, hvor vi hver måned laver en opgørelse over de respektive forbrug, som herefter afregnes sammen med den månedlige betaling til ejendommen. Det er en nem og sikker måde at drive fælles vaskeri, hvor i slipper for at skulle håndtere og administrere dets indtægter.
I forbindelse med ejendommens regnskabsafslutning sender vi materiale til eventuel ekstern revisor, som herefter udarbejder udkast til årsregnskab. Årsregnskabet tegner et billede af, hvordan ejendommen har klaret sig økonomisk i det forgangne år.
Sammen gennemgår vi revisors regnskabsudkast og sammenholder det med årets posteringer. På den måde sikrer vi årsregnskabets kvalitet og rigtighed.
Vi tilbyder også at opstille regnskabet, hvis der ikke er krav om, at dette skal gøres af en autoriseret revisor. Dette kan være særligt relevant for små ejendomme, hvor en intern revisor blot skal gennemgå og godkende opstillingen.
Vi tilbyder en digital underskriftsløsning, så regnskabet kan påtegnes elektronisk. Det er både hurtigt, sikkert og effektivt.
Er der ansat en vicevært eller inspektør til at udføre opgaver på ejendommen, skal denne lønadministreres.
Lønadministration indebærer ikke alene lønudbetaling, men også afregning til myndigheder, udarbejdelse af årsopgørelse samt indberetninger, sikring af korrekt forsikringsdækning og administration ved ferie eller sygdom m.m.
Vi tilbyder professionel lønadministration af ejendommens ansatte. Vores lønadministration er med til at sikre ordentlige ansættelsesforhold til glæde for både ejendommen, beboere og ansatte.
I forbindelse med ejendommens regnskabsafslutning og udarbejdelse af årsregnskab opstiller vi hvert år et budget.
Budgettet er et skøn over årets forventede indtægter og udgifter, og det er pejlemærke for årets økonomiske bevægelser.
Foruden opstilling af budget, foretager vi løbende budgetopfølgning, så vi kan sammenholde de faktiske udgifter og indtægter med de budgetterede.
Vi tilbyder digitale løsninger, som gør det muligt for
ejendommens ledelse at tilgå dens økonomiske data digitalt og foretage løbende
budgetkontrol.
For at sikre gennemsigtighed og informationsniveauet i vores administration af ejendommen tilbyder vi at deltage i møder uden for vores åbningstid.
Der kan være problemstillinger eller opgaver, hvor der er særligt behov for professionel sparring, og vi kan være en vigtig nøgleperson med indgående kendskab til både praksis og lovgivning.
En ejendom kan have mange abonnementsaftaler – herunder med eksempelvis et ejendomsserviceselskab, tv-udbyder mv.
Abonnementsaftalerne er alle aftaler, der omhandler en fast, tilbagevendende ydelse for ejendommen. Vi tilbyder at varetage alle ejendommens abonnementsaftaler herunder at opbevare samt kontrollere og følge op på aftalerne og deres indhold.
Vi har indgået et tæt samarbejde med BygningsRaad ApS om at sikre ejendommens fysiske tilstand.
Med udgangspunkt i ejendommens vedligeholdelsesplan samt gennem løbende budgetopfølgning for renovering, drift og vedligehold, arbejder vi for at skabe de bedste fysiske rammer for ejendommen.
Vores ejendomsinspektør hos BygningsRaad ApS kan føre tilsyn med såvel vicevært som håndværkere, og gennem jævnlige stikprøver kontrollere arbejders kvalitet og priser.
Det er vores erfaring, at en tillægsaftale om ejendomsinspektør er en god investering, som kan lette såvel den professionelle udlejers som den frivillige bestyrelses arbejde.
Om der er tale om nye faldstammer, altaner, vinduer, tagudskiftning eller andre renoveringsarbejder, kan et byggeprojekt være en teknisk og juridisk jungle at bevæge sig i for almindelige lægmænd.
Hos qvortrup har vi beskæftiget os med byggerier siden vores grundlæggelse, og vi har derfor stor erfaring med byggeadministration og juridisk økonomistyring af byggeprojekter.
Som byggeadministrator for et byggeprojekt fungerer vi som ejendommens uvildige rådgiver. Vi sikrer blandet andet projektets kontraktgrundlag, forsikringer, garantier og laver løbende budgetopfølgning.
Byggeadministration er en selvstændig ydelse, der skal indgås særskilt aftale om ved byggeprojekter. Det er vores erfaring, at vores byggeadministration sparer ejendommen både penge og et stort frivilligt tidsforbrug, og så sikrer vi, at projektet kører gnidningsfrit og professionelt til glæde for hele ejendommen.
Hver år skal der afholdes generalforsamling i ejendommen. Generalforsamlingen er årets vigtigste møde, og derfor er det afgørende, at den bliver planlagt, afviklet succesfuldt og fuldt op på.
Vi mener, at et tæt samarbejde er den bedste måde at forberede generalforsamlingen. Det gælder for alle mødets elementer, herunder for årsregnskabet, budgettet og generalforsamlingens dagsorden.
Vi sikrer løbende og gennemsigtig dialog og sparring med jer om generalforsamlingen. Det gør vi eksempelvis ved deltagelse i bestyrelsesmøder, og vi sørger for at det bliver en vellykket og velstruktureret generalforsamling for alle beboere.
Det er vigtigt, at generalforsamlingens dagsorden er gennemarbejdet og at indholdet er drøftet og gennemtænkt, inden det når beboerne. Derfor forbereder vi generalforsamlingen og indkaldelsen i samarbejde med jer som bestyrelse, så vi sikrer dens kvalitet, aktualitet og rigtighed.
En gennemarbejdet dagsorden er opskriften på en god og effektiv generalforsamling, som er til glæde for både os og beboerne.
Vi koordinerer generalforsamlingen, ligesom vi besvarer beboernes eventuelle spørgsmål om mødet. På generalforsamlingen deltager vi som dirigent. Vores rolle er at være ordstyreren, som skal lede generalforsamlingen og sikre, at den afholdes på en forsvarlig og hensigtsmæssig måde. Derudover fungerer vi som en vigtig nøgleperson, der besidder et indgående kendskab til foreningsretten, og som kan komme med afgørende vurderinger på mødet.
Referatet er et vigtigt element i generalforsamlingen, fordi det blandt andet opdaterer dem, der ikke har mulighed for at deltage på selve mødet.
Derudover sikrer referatet gennemsigtighed i beslutninger og i historikken for nye beboere og eventuelle samarbejdspartnere. Dertil udgør det en huske- og rettesnor for de opgaver, vi sammen skal følge op på i løbet af året.
Vi tilbyder altid vores kandidatur som mødereferent.
Når generalforsamlingen er afviklet, skal vi sammen planlægge det kommende år, hvor vi sikrer effektivisering af de beslutninger, som generalforsamlingen har truffet. Om der er tale om vedtægtsændringer, budgetjusteringer eller vedligeholdelsesarbejde, er vi jeres bedste samarbejdspartner, der sørger for, at ejendommen bliver drevet i overensstemmelse med generalforsamlingsbeslutningerne i det kommende å
Når en ejerlejlighed skal sælges, kan sælger indhente en såkaldt mæglerbesvarelse eller et ejerlejlighedsskema til en mulig køber. Dokumentet udarbejdes af os, og det indeholder en række vigtige oplysninger om jeres ejendom.
Som jeres administrator besidder vi jeres vigtige foreningsdokumenter og essentielle oplysninger om jeres ejendom, som har afgørende betydning og relevans for en køber.
På foranledning af sælger eller dennes rådgiver, udarbejder vi en detaljeret mæglerbesvarelse, og vi fremsender relevant foreningsmateriale, så en potentiel køber får det bedste grundlag til at træffe en købsbeslutning.
Når lejligheden er solgt, registrerer vi ejerskiftet, så vores beboerkartotek er ajourført, ligesom vi bestiller måleraflæsning hos forsyningsselskabet af vand og varme.
Vi kan også rådgive køber i forbindelse med sikkerhedsstillelse, ligesom vi kan foretage nødvendige ekspeditioner i tingbogen, så jeres ejendom er sikret det korrekte underpant i lejligheden.
Er du kunde hos os, og står du overfor salg af din ejerlejlighed, kan du gå direkte til selvbetjening her.
Fælleslån er en attraktiv finansieringsform i ejerforeninger, fordi det ikke er den enkelte beboers økonomi, der bliver lagt til grund for kreditvurderingen, men ejerforeningens som helhed.
Mange ejerforeninger optager fælleslån til finansiering af vedligeholdelse- eller renoveringsprojekter, og lånet fordeles mellem beboerne, som herefter kan afdrage, delindfri eller indfri sin andel af lånet.
Som jeres tætteste samarbejdspartner bistår vi jer i forbindelse med lånoptagelsen. Hvad end der er tale om konvertering af eksisterende lån eller optagelse af et nyt, er vi bindeleddet mellem jer og bankerne. Som bindeled sørger vi for, at alle processer forløber nemt og hurtigt samt at der sker overlevering af relevante data, og vores samarbejde med institutterne sikrer jer fordelagtige og gode aftaler og vilkår.
Vi tilbyder administration af jeres fælleslån, og vi sørger i den forbindelse for administration af de månedlige afdrag samt indfrielse ved eksempelvis salg. Vi laver også en rente- og restgældsopgørelse en gang årlig, som i skal bruge til jeres selvangivelse.
Skal vi være jeres nye administrator?
Når I vælger Qvortrup som jeres ejendomsadministrator, vil I få adgang til et dedikeret team bestående af en kundechef, en administrator og en controller, som vil stå klar til at opfylde jeres behov på en professionel og effektiv måde.
Vi ved, at hver ejendom har sine egne specifikke behov, og derfor tilbyder vi skræddersyede og effektive løsninger til netop jeres ejerforening.
Vores specialiserede team vil hjælpe med at håndtere alle fagområder og sørge for, at jeres ejendom er i gode hænder.
Kontakt os for at lære mere om vores virksomhed, vores ydelser og vores specialiserede team.
Vi ser frem til at samarbejde med jer og skabe en succesfuld fremtid for jeres ejendom!
Bliv nemt kunde i Qvortrup
Hvis jeres ejerforening overvejer at skifte ejendomsadministrator, er det heldigvis en forholdsvis enkel proces.
Bestyrelsen er typisk ansvarlig for at træffe beslutningen om at skifte ejendomsadministrator. Før I tager denne beslutning, er det dog vigtigt at sikre jer, at det også er muligt i jeres vedtægter.
Da ejendomsadministrationen er en tæt samarbejdspartner for foreningen, er det vigtigt at etablere et loyalt og frugtbart samarbejde, der kan vare længe. Derfor er det vigtigt, at vi mødes og afstemmer forventningerne til det kommende samarbejde.
Som bestyrelse for ejerforeningen vil I have den primære kontakt til ejendomsadministrationen, og derfor er det vigtigt at sikre samarbejdet, helst inden det går i gang.
Hvis I overvejer at blive kunde hos Qvortrup, anbefaler vi, at I kontakter os, så vi kan planlægge et møde – enten telefonisk, digitalt eller fysisk. På mødet kan vi drøfte det kommende samarbejde og sammen lægge en plan for skiftet af administrator.